その中で、様々な領域の顧客とコミュニケーションを行う秘書グループ芝原さん、柿ヶ野さんに、どのようなことを考えながら顧客企業とコミュニケーションを行い、どのようにお花を贈っているのか、お話を伺った。
人と人とを繋ぎ、スムーズに流れていく状態をつくる
普段どんなお仕事をされているのか教えてください
芝原さん
私たちは秘書グループという部署に所属し、主に役員のサポートを行なっています。
来客の準備から打ち合わせのスケジューリング、お祝花の手配など、業務領域の定義はなく、ありとあらゆる業務を行なっています。
依頼があってその要望に応えるという部分もありますが、秘書業務は言われて行うのではなく、言われる前に察する・感じることが重要だと考えています。
役員、現場、お客様は何を望んでいるのか、シチュエーションや状況を汲み取り提案し、付加価値を出します。
「言われる前に考え動く」ということはシンプルに見えて非常に難しいことだとも感じます。どのように考えて行なっているのでしょうか？
芝原さん
「自分たちは支援する立場である」ということを自覚することが重要だと思います。
人と人とを繋ぎ、スムーズに流れていく状態をつくる。
自分が「こう思う」と思っていても、他者はそうでないこともある。
そのために広い視野と相手の立場に立って考えることを意識していますね。
一つとして同じ仕事はない中で、最良を積み重ねる
どのような部分にやりがいを感じますか？
芝原さん
縁の下の力持ちとして会社を支えていくことですね。
役員の秘書であっても、秘書は中立な立場で、現場の声やお客様の立場など、複合的な人間関係の中で最良を考えていく仕事だと思っています。
単純作業のように見える仕事もありますがが、一つとして同じ仕事はないと捉えています。
そういった一つ一つのケースに最良を積み重ねていくことに楽しさややりがいを感じていますね。
柿ヶ野さん
私は関わる人に喜んでいただくことにやりがいを感じます。
例えばお花についても、役員の名前で出すわけなので、役員に恥をかかせないことはもちろんのこと、当然相手に喜んでいただくことをケースごとに考えます。
相手の社風や好み、慣習をリサーチしながら、営業担当の相談に乗りながらお花を選んでいます。
芝原が申したようにお花も一度として同じケースはないので、「とにかくビジネスマナーに沿ったモノ」ではなく、きちんと考え贈っていることが伝わるようなお花を贈りたいと思っています。
お祝花が、単なるモノではなくなった
今までお花はどのように贈っていたのでしょうか？
柿ヶ野さん
胡蝶蘭、アレンジメント、プリザーブドフラワーなどでした。
ただ、胡蝶蘭だと白、アレンジだと赤のバラなど、バリュエーションが多様ではありませんでした。
Mawiを使ってどう変わりましたか？
柿ヶ野さん
新しいと感じます。今まで発注していたものと全然違いますし、目を惹きますね。
Mawiにしてからは、届いてから営業担当が出来上がりを見たいと言ってきたり、先方の感想が聞きたいと言うようになりました。
今までは営業側もお祝花は決まった既製のモノという認識になっていたので、発注したら終わりになってしまっていて、そういうことはなかったんですね。
今までは弊社の方でサイトを見て考えて花屋さんにお伝えしていましたが、直接サイトを見てアレンジいただけることは助かります。
一つ一つイメージが変わるということがすごいと思います。今までは色くらいしか選択肢がなかったので。
また、秘書は自社の移転時などにたくさんのお花をいただき処理の対応も行うことが多いのですが、やはり処理が大変という話は秘書界隈ではよくあるんですね。
その処理が簡単ということは、贈り先にとって良いことなので大賛成です。
芝原さん
お祝花が、単なるモノではなくなったんですよね。
色合いであったり、何を求めているのかという部分をお花で表現してくれることはとても素敵だと思います。
秘書メンバーも一度見たら普通のアレンジメントと違って忘れないし、もらった側としても絶対嬉しいと思いますね。
Mawiのお花をどんな方にオススメしたいですか？
柿ヶ野さん
贈り物として何を贈りたいかを考えている人に使って欲しいと思います。
「ビジネスマナーとして絶対これ」とルーティンワーク的に贈るのではなく、相手を考えて贈りたい方にオススメです。
芝原さん
社内においてもこんな素敵なお花が贈ることができるという話はもっと啓蒙していきたいと思っています。
これだけ社会も変わってきているので、お祝花のカタチも多様化していくべきだと思いますし、「絶対にこれ」という形は変えていくべきですよね。